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Destiné aux agents de saisie et aux points focaux des partenaires techniques et financiers.
Vous décrivez les interventions de votre organisation, une par une, et vous les soumettez pour validation.
Votre saisie est le point de départ de tout le reste. Les cartes, les indicateurs et les analyses de coordination ne contiennent rien d'autre que ce que vous avez enregistré. Une intervention non saisie est une intervention invisible pour les autres partenaires.
Vous ne validez pas vos propres saisies. Elles suivent un circuit décrit en section 8.
Trois préparatifs, à faire une seule fois.
Faites une première saisie d'essai avec une intervention que vous connaissez bien, sans l'envoyer. Cela vous familiarise avec l'enchaînement des questions.
Une fiche correspond à une activité, avec son propre objectif, sa propre période et son propre financement.
Un projet pluriannuel comportant trois volets distincts donne trois fiches. Un même atelier tenu dans deux régions reste une seule fiche, avec deux localisations.
Avant de créer une fiche, vérifiez qu'elle n'existe pas déjà, en particulier si un collègue de votre organisation saisit également. Un doublon fausse les totaux et déclenche à tort une alerte de duplication.
En cas de doute, posez la question avant de saisir. Corriger un doublon prend plus de temps que de le prévenir.
La saisie va vite lorsque tout est prêt. Rassemblez d'abord :
Une intervention pour laquelle il manque le budget ou les dates peut être enregistrée en brouillon, puis complétée. Elle ne doit pas être soumise incomplète.
Le formulaire se déroule en six blocs.
Identification. Votre organisation, l'intitulé de l'intervention, le domaine. L'intitulé doit rester compréhensible par un lecteur extérieur à votre institution : évitez les sigles internes.
Période et statut. Dates de début et de fin, puis statut de mise en œuvre : planifiée, en cours, achevée ou suspendue. Le statut décrit la réalité du jour de la saisie, pas l'intention initiale.
Localisation. Région, puis district, puis commune. Les listes sont dépendantes : choisissez la région pour voir apparaître ses districts. Si l'intervention couvre plusieurs zones, ajoutez-les toutes. Une intervention nationale se déclare comme telle, sans lister les régions une à une.
Position GPS. Relevée sur le lieu de l'activité. Voir la section 6.
Budget. Montant planifié, montant exécuté, devise d'origine, année budgétaire. Ne convertissez rien vous-même : la conversion en dollars est automatique et se fait avec un taux unique pour toute la plateforme. Un montant saisi en euros avec la mention « USD » fausse durablement les synthèses.
Résultats et rattachement. Résultats attendus, résultats obtenus s'il y en a déjà, puis les axes du PNDS et les ODD concernés. Ces cases à cocher servent aux analyses de couverture stratégique : quelques secondes de plus à la saisie évitent une reprise complète plus tard.
Le point GPS se relève sur le lieu de l'intervention, pas au bureau.
Si le relevé est impossible, laissez le champ vide et complétez soigneusement le lieu et la commune. Un point approximatif saisi depuis le bureau est plus dommageable qu'une absence de point : il place l'intervention au mauvais endroit sur la carte, sans que personne puisse s'en apercevoir.
Trois états à distinguer.
Brouillon. La fiche est enregistrée sur votre appareil. Vous pouvez la reprendre autant de fois que nécessaire. Elle n'est visible de personne d'autre.
Envoyée. La fiche a quitté l'appareil et se trouve sur la plateforme. L'envoi demande une connexion internet. Sans réseau, la fiche reste en attente et part automatiquement dès que la connexion revient : vous pouvez saisir toute une journée hors connexion sans rien perdre.
Soumise pour validation. La fiche entre dans le circuit de validation. C'est une action volontaire de votre part.
Vérifiez régulièrement que votre file d'envoi est vide en fin de journée. Une fiche restée sur l'appareil n'existe pour personne.
Votre fiche suit ce parcours :
Brouillon → Soumise → Validation régionale → Validation centrale → Validée
Tant qu'elle n'est pas validée au niveau central, elle n'alimente pas les tableaux de bord. Ce n'est ni un rejet ni un oubli, seulement une étape.
Si votre fiche est rejetée, un motif est joint. Il vous est destiné et il indique précisément ce qui doit être repris. Corrigez le point signalé, puis soumettez à nouveau. La fiche repart dans le circuit : elle n'est pas perdue et vous ne recommencez pas de zéro.
Un rejet porte sur la donnée, jamais sur la personne. Les motifs les plus fréquents sont une information manquante, un doublon ou une localisation incohérente.
Si un motif ne vous paraît pas clair, demandez une précision au validateur plutôt que de deviner.
En cas d'anomalie, indiquez l'heure, l'écran concerné et joignez une capture d'écran.
Contenu, domaines, indicateurs
Dr. Auréole Nganhyim, OMS Togo : nganhyima@who.int
Accès, technique, administration
Gary Tounkara, Banque mondiale : gtounkara@worldbank.org