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Destiné aux chefs de projet, coordinateurs régionaux et validateurs régionaux.
Vous êtes le premier niveau de validation des interventions mises en œuvre dans votre région.
Votre rôle est de confirmer que l'intervention déclarée correspond bien à une activité réelle, connue ou vérifiable sur le territoire : mise en œuvre dans les zones indiquées, aux dates annoncées, par le partenaire mentionné, avec des informations essentielles cohérentes avec la réalité régionale.
Votre contrôle est différent de celui du niveau central. Vous répondez à une seule question : cette intervention existe-t-elle bien dans ma région, telle qu'elle est décrite ? Le niveau central vérifiera ensuite que la fiche est correctement classée et comparable aux autres.
Cette répartition évite le double contrôle. Une fiche qui met trois semaines à passer décourage la saisie suivante bien plus sûrement qu'un rejet motivé.
Votre file contient les interventions soumises qui déclarent au moins une localisation dans votre région. Les interventions à portée strictement nationale vont directement au niveau central et ne passent pas par vous.
Lorsqu'une intervention couvre plusieurs régions, elle apparaît chez chacun des validateurs concernés. Vous ne validez que la partie qui relève de votre territoire.
Ouvrez le pipeline de validation depuis le portail. Traitez d'abord les fiches les plus anciennes.
Passez chaque fiche par ces sept questions, dans cet ordre.
1. Pouvez-vous confirmer l'existence de l'intervention ? C'est votre apport principal. Si l'activité vous est totalement inconnue, ce n'est pas nécessairement une erreur : vérifiez auprès du district concerné ou du point focal du partenaire avant de décider.
2. Le partenaire déclaré est-il bien présent sur cette intervention ? Confirmez que l'organisation indiquée intervient effectivement, directement ou par l'intermédiaire d'un partenaire de mise en œuvre.
3. Les zones géographiques sont-elles correctes ? Vérifiez la région, les districts, les communes et, lorsque l'information existe, les formations sanitaires. Une confusion entre deux communes homonymes est fréquente et reste invisible pour le niveau central.
4. Le point GPS est-il cohérent ? Il doit correspondre au lieu déclaré. Un point situé dans une autre région, ou au chef-lieu alors que l'activité se tient en zone rurale, signale un relevé effectué depuis un bureau.
5. Les dates et le statut correspondent-ils à la réalité du terrain ? Une intervention « en cours » qui n'a pas démarré, ou « planifiée » alors que les activités ont commencé, se corrige ici. C'est une information que vous seul détenez.
6. La description correspond-elle à l'activité réellement menée ? L'intitulé et le résumé doivent permettre de reconnaître l'intervention. Vous n'avez pas à corriger la rédaction, seulement à signaler une description manifestement décalée par rapport à ce qui est réalisé.
7. Le budget paraît-il compatible avec l'intervention décrite ? Vous n'auditez pas le budget. Signalez seulement un montant manifestement impossible : un projet régional de faible ampleur déclaré à plusieurs centaines de millions de dollars, par exemple.
Deux actions, un principe simple pour choisir entre elles.
Rejetez lorsque l'information est fausse sur le terrain : localisation erronée, statut inexact, activité inexistante ou mal attribuée, dates manifestement fausses, doublon interne à un partenaire, montant manifestement impossible.
Validez lorsque la fiche décrit correctement ce qui se passe dans votre région, même si sa rédaction est perfectible ou si un champ secondaire manque. Le niveau central verra ces points.
Ne bloquez pas sur ce que vous ne pouvez pas vérifier. La devise, le rattachement au PNDS ou le classement thématique relèvent du contrôle central. Une fiche retenue en attendant une information que vous n'obtiendrez pas retarde tout le circuit sans rien améliorer.
Lorsqu'une information vous semble simplement incertaine, un appel au partenaire fait souvent gagner plus de temps qu'un rejet.
Le motif est lu par l'agent de saisie, qui n'était pas présent lors de votre vérification. Il conditionne entièrement la qualité de la correction.
Un bon motif tient en trois éléments : ce qui pose problème, ce que vous constatez sur le terrain, ce qu'il faut corriger.
Motif peu utile : « Mauvaise localisation. »
Motif utile : « L'intervention est déclarée dans le district de Tchaoudjo, mais elle est mise en œuvre uniquement dans les districts de Sotouboua et Blitta selon les informations disponibles au niveau régional. Merci de vérifier et de corriger les districts couverts. »
Motif peu utile : « Statut incorrect. »
Motif utile : « L'intervention est indiquée comme « planifiée », alors que les activités ont démarré dans la région depuis mars 2026. Merci de mettre à jour le statut en « en cours » et de vérifier la date de démarrage. »
Restez factuel. Adressez-vous à la donnée, jamais à la personne. Les agents de saisie appartiennent aux partenaires et ne relèvent pas de votre autorité : leur contribution repose sur la confiance.
Intervention multi-régions. Validez uniquement la partie qui concerne votre région. Le budget peut apparaître en totalité dans chaque région couverte : c'est une règle de représentation de la plateforme, ne le divisez ni ne le modifiez pour tenter d'attribuer une part à votre région.
Deux partenaires sur la même activité ou dans la même zone. Ce n'est pas nécessairement un doublon. Plusieurs partenaires peuvent financer ou mettre en œuvre des volets complémentaires. Validez si chaque intervention existe réellement. Le niveau central analysera ensuite les synergies, complémentarités ou duplications.
Intervention achevée. Elle a sa place si elle relève de la période de suivi. Vérifiez seulement que le statut et les dates sont corrects.
Intervention annoncée mais pas encore commencée. Validez si elle est effectivement programmée et connue des autorités régionales. Le statut doit être « planifiée ».
Intervention suspendue ou fortement retardée. Ne supprimez pas sa trace. Vérifiez que le statut reflète la situation réelle et demandez une correction si nécessaire.
Point GPS manquant. Si le lieu et la commune sont correctement renseignés, ce n'est pas un motif de rejet. Le champ peut être complété plus tard, lors d'un passage sur site.
Fiche partiellement renseignée. Si l'essentiel permet de confirmer l'intervention et sa localisation, ne bloquez pas la fiche pour un détail secondaire. Le niveau central pourra demander des compléments.
Votre file ne montre que ce qui a été saisi. Elle ne dit rien de ce qui aurait dû l'être.
Une fois par mois, ouvrez le Tableau de Bord Exécutif sur votre région et comparez avec ce que vous savez du terrain. Trois questions suffisent :
Signalez les manques constatés au partenaire concerné, afin qu'ils soient enregistrés. La plateforme doit progressivement devenir le reflet fidèle de ce qui se passe dans la région, et cette vérification est aussi importante que la validation des fiches soumises. Une absence de donnée ne se voit pas dans une file d'attente.
Une fiche validée est transmise au niveau central pour le contrôle final. Elle n'alimente pas encore les tableaux de bord nationaux tant que cette seconde validation n'a pas été effectuée.
Une fiche rejetée retourne à son auteur avec votre motif. Après correction et nouvelle soumission, elle revient dans votre file.
Chaque décision est enregistrée avec votre nom, la date et le motif éventuel. Cette trace permet de reconstituer, des mois plus tard, ce qui a été vérifié et par qui.
Vous ne modifiez jamais directement le contenu d'une fiche. La correction appartient à son auteur.
| Fréquence | Action |
|---|---|
| Deux fois par semaine | Traiter les fiches en attente, en commençant par les plus anciennes |
| Chaque mois | Vérifier que les interventions importantes connues dans la région apparaissent dans la plateforme |
| Avant chaque réunion régionale de coordination | Examiner les nouvelles interventions, les zones peu couvertes et les recoupements entre partenaires |
| Quand un projet important démarre ou s'achève | Vérifier que son statut est correctement reflété |
Un objectif de cinq jours ouvrés maximum au niveau régional permet de tenir l'objectif global de dix jours ouvrés entre la soumission et la décision finale.
Contenu, domaines, indicateurs
Dr. Auréole Nganhyim, OMS Togo : nganhyima@who.int
Accès, technique, administration
Gary Tounkara, Banque mondiale : gtounkara@worldbank.org