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Document de référence. À lire avant la première utilisation, pour comprendre le parcours d'une intervention entre sa saisie et son entrée dans les tableaux de bord.
Une intervention entre dans la plateforme comme un brouillon et n'apparaît dans les tableaux de bord qu'après avoir été validée deux fois : d'abord par le niveau régional qui connaît le terrain, puis par le niveau central qui garantit la comparabilité entre partenaires.
Ce double contrôle a un coût, quelques jours ouvrés en général. Il apporte en retour une garantie précieuse : les chiffres nationaux reposent uniquement sur des interventions confirmées deux fois, ce qui rend possibles les analyses de couverture et de coordination.
Toutes les modifications sont enregistrées à chaque étape, avec le nom de l'auteur, la date et le motif éventuel.
Brouillon → Soumis → Validation régionale → Validation centrale → Validé
Aux étapes 3 et 4, la fiche peut être rejetée. Elle retourne alors à son auteur avec un motif, puis repart dans le circuit après correction.
| Étape | Qui agit | Durée typique |
|---|---|---|
| 1. Brouillon | Agent de saisie | Variable, à la main de l'auteur |
| 2. Soumis | Agent de saisie | Instantané |
| 3. Validation régionale | Validateur régional | 5 jours ouvrés visés |
| 4. Validation centrale | Responsable de programme | 5 jours ouvrés visés |
| 5. Validé | Personne, la fiche est stable | Immédiat |
Qui agit. L'agent de saisie du partenaire concerné.
Ce qui se passe. L'agent ouvre le formulaire dans ODK Central et renseigne l'intervention : identification, période, localisation, budget, résultats attendus, rattachement au PNDS et aux ODD. Il peut reprendre sa saisie autant de fois que nécessaire.
Ce que cela signifie. La fiche n'est visible que de son auteur. Elle n'apparaît nulle part ailleurs et n'entre dans aucune synthèse. Un brouillon ne bloque rien : il attend d'être complété.
Passage à l'étape suivante. L'agent déclare la fiche prête et clique sur « Soumettre ». C'est une action volontaire de sa part.
Qui agit. L'agent de saisie confirme la soumission.
Ce qui se passe. La fiche quitte l'appareil et arrive sur la plateforme. Elle entre dans la file du validateur régional concerné, ou directement dans celle du niveau central si l'intervention est à portée strictement nationale.
Ce que cela signifie. La fiche n'est plus modifiable directement. Elle reste invisible dans les tableaux de bord. Elle est en attente d'un regard extérieur.
Passage à l'étape suivante. Le validateur régional ouvre la fiche dans son pipeline de validation.
Qui agit. Le validateur régional dont la région figure parmi celles couvertes par l'intervention.
Ce qu'il vérifie. Une seule question : cette intervention existe-t-elle bien dans ma région, telle qu'elle est décrite ? Concrètement, il confirme la présence du partenaire, l'exactitude des districts et communes, la cohérence du point GPS, la conformité du statut de mise en œuvre à la réalité du terrain.
Ce que cela signifie. La fiche reste invisible dans les tableaux de bord tant que cette étape n'est pas franchie. Elle a déjà quitté son auteur, mais elle n'est pas encore diffusée.
Deux issues possibles.
Une intervention multi-régions apparaît chez chaque validateur régional concerné. Chacun se prononce sur ce qui relève de son territoire.
Qui agit. Un responsable de programme, souvent avec l'appui d'une équipe thématique pour son sous-groupe.
Ce qu'il vérifie. Une autre question, complémentaire de la précédente : cette fiche est-elle classée et chiffrée de façon comparable aux autres ? Concrètement, il examine l'intitulé, le domaine et le sous-groupe thématique, la plausibilité du budget et de la devise, la cohérence des dates et du statut, le rattachement au PNDS et aux ODD, la recherche de doublons éventuels entre partenaires.
Ce que cela signifie. La fiche reste invisible dans les tableaux de bord. C'est le dernier contrôle avant diffusion, et le moment où sa comparabilité avec les autres interventions est établie.
Deux issues possibles.
Qui agit. Personne. La fiche est stable.
Ce qui se passe. La fiche alimente aussitôt les tableaux de bord, la carte, les répartitions et les analyses de coordination. Elle devient visible de tous les partenaires, selon leurs droits.
Ce que cela signifie. La fiche ne se modifie plus directement. Toute correction ultérieure doit passer par son auteur et par le circuit complet, afin de rester tracée.
Repérer un doublon ou une synergie après validation. C'est possible et fréquent. Le repérage se fait depuis l'écran des synergies, sans revenir dans le circuit de validation. Les fiches restent validées, la relation entre elles est simplement qualifiée.
Le rejet n'est pas un accident du circuit, c'est un mécanisme de correction. Une fiche rejetée n'est pas perdue : elle revient à son auteur pour être reprise et resoumise, aussi souvent que nécessaire.
Trois principes valent à toutes les étapes de validation.
Après un rejet. L'auteur corrige, puis soumet à nouveau. La fiche repart de l'étape 3 (validation régionale), ou directement de l'étape 4 si elle est nationale. Elle ne recommence pas depuis l'étape 1.
Un rejet régional puis central. Il peut arriver qu'une fiche passe l'étape régionale et soit rejetée au niveau central. C'est normal : les deux niveaux vérifient des choses différentes. Le validateur régional confirme la réalité, le niveau central vérifie la comparabilité. Une même fiche peut être vraie sur le terrain et mal classée dans la nomenclature.
Interventions à portée strictement nationale. Elles sautent l'étape régionale et vont directement de la soumission au niveau central. C'est la seule exception au circuit à cinq étapes.
Interventions multi-régions. Elles suivent le circuit complet, mais l'étape régionale mobilise plusieurs validateurs en parallèle. Un désaccord entre régions se signale à l'administrateur, qui arbitre avec les parties concernées.
Interventions anciennes ou achevées. Elles suivent le même circuit que les interventions actives, à condition d'appartenir à la période de suivi. Le validateur vérifie simplement que le statut est bien « achevée ».
Trois faits à connaître.
La fiche est visible immédiatement. Aucune actualisation manuelle n'est nécessaire, les tableaux de bord se mettent à jour dans la foulée.
La fiche ne se modifie plus directement. Une correction ultérieure repasse par l'auteur, qui rouvre une saisie corrective. Cette saisie parcourt à son tour le circuit complet. Cette contrainte est ce qui garantit la traçabilité.
Une trace complète est conservée. À chaque étape, la plateforme enregistre qui a fait quoi, quand, et pourquoi en cas de rejet. Le journal d'audit permet de reconstituer, des mois plus tard, l'histoire complète d'une fiche.
L'objectif est de dix jours ouvrés maximum entre la soumission et la validation finale.
Cet objectif se décompose en deux moitiés : cinq jours ouvrés au niveau régional, cinq jours ouvrés au niveau central. Il n'est pas un délai contractuel, seulement un repère de bon fonctionnement. Un délai plus long décourage les agents de saisie beaucoup plus sûrement qu'un rejet motivé.
Lorsqu'une fiche approche de ces délais sans avoir avancé, l'administrateur relance le validateur concerné.
Trois situations méritent une intervention explicite.
Une fiche reste au brouillon depuis plusieurs semaines. Elle signale souvent une difficulté de saisie plutôt qu'un oubli. Un appel à l'auteur vaut mieux qu'une relance écrite.
Une fiche soumise reste sans décision depuis plus de dix jours. L'administrateur relance le validateur concerné.
Une fiche rejetée n'est jamais corrigée. Le motif est peut-être resté incompris. Un contact direct entre le validateur et l'auteur lève l'ambiguïté plus vite qu'une nouvelle relance.
Aucune de ces situations n'a de solution technique. La plateforme rend les blocages visibles ; leur résolution reste humaine.
Contenu, domaines, indicateurs
Dr. Auréole Nganhyim, OMS Togo : nganhyima@who.int
Accès, technique, administration
Gary Tounkara, Banque mondiale : gtounkara@worldbank.org